Meerwaarde Manager’s Dashboard voor duurzaam aankopen

Datum publicatie: 24/11/2016

Manager’s dashboard voor duurzaam inkopen: Interview met Yves Van Nuland (Comatech) en Aline De Tremerie (Stad Gent)

Yves, welke meerwaarde biedt het manager’s dashboard voor het behalen van resultaten op vlak van duurzaam aankopen?

Om te beginnen wordt het begrip van duurzaam aankopen heel concreet vertaald in indicatoren (KPI of Key Performance Indicator). De eigenaar van deze indicatoren beschrijft in detail wat hij hiermee wil bereiken. Vervolgens doet hij een check of alle collega’s en/of medewerkers wel mee zijn en op dezelfde golflengte staan. In ongeveer één derde van de gevallen stel ik vast dat de eigenaar van de KPI te snel van stapel loopt en niet nagaat of iedereen wel heel goed begrepen heeft waar hij naartoe wil gaan. Gevolg : zes maanden later weinig of geen resultaten.

Van zodra iedereen zich engageert voor de realisatie van deze KPI, zullen de noodzakelijke acties ook effectief uitgevoerd worden en zelfs sneller in vergelijking met de klassieke omstandigheden waar niet expliciet gezegd wordt wat er gaat gebeuren. Doordat de opvolging van de realisatie van de indicator duurzaam aankopen heel regelmatig en gestructureerd gedaan wordt, komen er ook concrete en meetbare resultaten te voorschijn.

Hoewel veel mensen denken dat dit alleen maar een rationele benadering is, vergeten deze personen erbij te vertellen dat het communieproces tussen personen en groepen dankzij deze methode verbetert en dat zij bij het bereiken van de geplande resultaten een goed gevoel aan overhouden. Dit gebeurt in deze volgorde, de omgekeerde volgorde werkt niet.

De methode laat ook toe om beter focus te houden zowel tijdens de vergadering (kortere vergaderingen) als buiten de vergaderingen (zich enkel bezig houden met wat echt telt).

Indien je de Manager’s Dashboard methode, ook door sommigen Results Based Management methode genoemd, volledig toepast, bekom je niet alleen excellente resultaten, maar worden de betrokkenen heel enthousiast en werken zij vol passie aan de te realiseren doelen.

Duurzaam aankopen gaat veel verder dan het klassieke inkopen : opstellen van een bestek en het toekennen van de opdracht aan de leverancier die hier het best aan beantwoord. Duurzaam inkopen kadert in een breder perspectief en ligt in lijn met de concretisatie van de visie van de organisatie.

Yves, welke inzichten kunnen aankopers verkrijgen in de opleiding?

Meerdere aspecten van de methode komen aan bod:

Het is merkwaardig hoeveel leidinggevenden, zelfs vandaag nog, denken dat ze excellente resultaten kunnen bekomen dankzij hun intuïtie. Niets is minder waar. Dit is des meer van toepassing indien je te maken krijgt met moeilijkere onderwerpen zoals duurzaam aankopen.

Aline, wat is het belang van een manager’s dashboard voor een aankoop professional? 

De aankoop professional wenst de kwaliteit van de aankoopfunctie steeds te verbeteren: een kostenefficiënt beleid met een excellente kwaliteitsstandaard. Zo wil men bijvoorbeeld de  dienstverlening naar de klant te verbeteren. Hiertoe dienen verbeteringstrajecten en projecten te worden aangevat.

Het dashboard biedt een generieke procesbenadering waarmee deze verschillende uitdagingen kunnen worden overwogen, aangevat, opgevolgd, geëvalueerd en bijgestuurd. Door het invullen van een dashboard stelt men (zich) een aantal essentiële vragen zoals “wat willen we precies bereiken”, hoe gaan we voortgang meten, hoe zullen we resultaten tonen aan het management, wat is onze ambitie hierin (streefwaarden) en zo meer.

Deze methodiek kan worden toegepast op verschillende niveaus binnen de organisatie, van de leidinggevende tot medewerker. Ze draagt bij aan een gemeenschappelijke taal en cultuur en stimuleert het werken met aandacht voor continue verbetering. Wanneer iedereen werkt volgens de principes van een dashboard ontstaat er een visueel interactieve manier van werken zowel horizontaal als verticaal, intramuros en extramuros.

Dashboardwerking beperkt zich niet tot het louter opvolgen van eigen prestaties. De werking focust mee op de doelstellingen van de organisatie. Het laat toe om op een attractieve manier snel een overzicht te bekomen van resultaten en doelstellingen. Deze overzichten kunnen in presentaties naar personeel worden verwerkt om medewerkers te stimuleren binnen hun job, om bore-out te vermijden door het stellen van (nieuwe) doelstellingen, om een burn-out te vermijden door het stellen van juiste doelstellingen (cLEAN your mind). De presentaties kunnen vanuit de organisatie worden ingezet om belanghebbenden te informeren of ook hen te stimuleren mee in te stappen in uw bedrijfsfilosofie (zie elektrisch transport vis en schaaldieren Stad Gent).

Wil u zich meten met referentie-organisaties om uw eigen facilitaire resultaten te verbeteren, wil u gaan benchmarken, dan is het in eerste instantie belangrijk om uw bedrijf of organisatie zo goed mogelijk te kennen.

 



< Terug naar het nieuwsoverzicht